情况说明书的写作应该遵循以下步骤和原则：
称呼
明确说明书的接收者，如“尊敬的公司领导”、“尊敬的老师”等。
正文内容
直奔主题：简明扼要地说明情况，避免无关内容。
提供细节：如果有必要，提供具体的时间、地点、人物、事件经过和结果。
解释说明：对情况做必要的解释，尤其是当涉及到复杂或容易引起误解的情况时。
总结与说明
对第二段正文内容进行总结，并做必要的解释。
特此说明
明确指出这份说明书是专门为了解释或说明某一特定情况。
落款
包括说明人的姓名或名称、职务。
注明日期，以证明说明书是在特定时间编写的。
其他要素（如果适用）：
如有需要，可以包括证据支持、相关法律依据或对未来的规划。
```
尊敬的[接收者姓名]：
您好!
我是[您的姓名]，在[公司/学校/单位]担任[您的职务]。在此，我就[需要说明的情况]向您作出如下说明：
[详细描述情况，包括时间、地点、人物、事件经过和结果]
[对情况进行必要的解释或说明]
我深知[情况]的重要性，并愿意采取必要措施以确保[情况]得到妥善处理。
特此说明。
此致
敬礼!
[您的姓名]
[您的职务]
[日期]
```
请根据具体情况调整上述模板内容。