当房东在外地时，签订租房合同可以采取以下几种方式：
邮寄合同
租户可以将拟好的合同内容打印并签字盖章后邮寄给房东，房东收到后签字盖章再寄回。
电子邮件
双方可以通过电子邮件交换合同文本，各自打印并签字后，再通过邮件发送给对方。
电子合同
利用正规的电子签名平台，按照法律要求签订具有法律效力的电子合同。
委托他人
房东可以出具经过公证的授权委托书，委托他人代理签订合同。
视频签署
双方可以通过视频通话，在线上进行合同的口头约定和签署过程。
根据《民法典》的规定，合同可以是书面形式、口头形式或其他形式，只要合同内容合法且双方真实意思表示，即为有效合同。
请确保在签订合同前，双方对合同条款有充分的沟通与理解，并保存好所有交流记录作为证据。