当遇到产品质量问题时，可以通过以下步骤来撰写相关文件：
标题
明确文件类型，例如“产品质量问题检讨书”、“情况说明”、“道歉信”等。
称呼
根据对象的不同选择合适的称呼，如“尊敬的单位领导”、“尊敬的客户”等。
正文
开头：
简要说明文件的目的和背景。
主体：
问题描述：
明确产品的基本信息（名称、型号、规格、生产日期等）。
详细描述出现的质量问题（功能失效、外观瑕疵、性能不达标等），并提供具体实例或数据支持。
原因分析：
分析导致质量问题的可能原因（原材料问题、生产工艺缺陷、运输过程中的损坏等），并附上相关证据或检测结果。
改进措施：
提出具体的改进措施和建议（加强质量控制、优化生产工艺、改进包装设计等），以防止类似问题再次发生。
承诺与保证：
表达对问题严重性的认识，承诺采取措施防止类似问题再次发生，并保证未来提供的产品质量。
结尾：
表达歉意和请求原谅。
签章
个人或单位名称、签名、日期等。
附件
附上相关的试验报告、检测报告、相关证据材料等，以支持所述内容。
示例
产品质量问题检讨书
尊敬的单位领导：
对于此次我制造的一批电路板产品出现的质量问题，我怀着懊悔和自责的心情向您递交我的检讨书，以深刻反省我的错误，并深挖错误原因，提出改正措施，争取最大限度得挽回损失，征求原谅。
一、问题描述
当天上午，由于精神状态不佳，身体有些疲惫，在检查样品过程当中，思想上出现了松懈状况，想当然得认为样品质量是合格的，并没有严格按照企业产品检测规范落实每一步的检查。导致一批电路板产品存在功能失效和外观瑕疵的问题。
二、原因分析
经过详细调查，我认为导致质量问题的主要原因如下：
原材料问题：
部分原材料不符合质量标准，导致产品性能不达标。
生产工艺缺陷：
在生产工艺过程中，部分环节存在操作不当，导致产品质量问题。
三、改进措施
针对以上问题，我将采取以下改进措施：
加强原材料检验：
对每批次的原材料进行严格检验，确保原材料质量符合标准。
优化生产工艺：
对生产工艺进行优化，确保每个环节的操作规范、准确。
加强质量检测：
在成品出厂前，进行更加严格的质量检测，确保产品无质量问题。
四、承诺与保证
我深知此次质量问题给公司带来了严重的负面影响，我保证今后在产品质量方面将严格按照企业产品检测规范操作，绝不再出现类似问题。同时，我愿意承担由此产生的一切后果，并愿意接受公司的任何处罚。
再次对本次质量问题的发生表示诚挚的歉意，并请求领导给予改正的机会。
此致
敬礼!
检讨人：[您的姓名]
日期：[填写日期]
附件：
1. 质量问题详细记录表
2. 相关检测报告
通过以上步骤和示例，可以撰写出一份详细、客观、准确的质量问题相关文件，以便于公司内部管理和客户沟通。