发送函件时，请遵循以下步骤和注意事项：
函件格式
标题 ：清晰表达函件内容，通常由发文机关名称、事由和文种组成。主送机关：
明确指定函件的接收单位，应写明全称或规范化简称。
正文
开头：
说明发函的缘由，概括交代发函的目的、根据、原因等。
主体：函的核心内容，说明致函事项，内容单一，一函一事。
结尾：用礼貌性语言向对方提出希望或请求。
结语：根据函的性质选择适当的结束语，如“特此函询”、“请即复函”等。
结尾落款：
包括署名和成文时间，署名机关单位名称，并加盖公章。
发送方式
邮寄：
使用标准格式，确保内容清晰，并保存好邮寄凭证。
电子邮件：
使用公司公共邮箱，正文注明具体事宜，并保存邮件截图作为证据。
微信：
发送扫描件，避免使用Word版本，并保存微信截图。
注意事项
语言：使用平和礼貌的语言，避免阿谀逢迎，确保内容真实准确。
针对性：确保函件内容专一、集中，针对具体事项进行阐述。
时效性：特别是复函，应迅速、及时回复，保证公务活动的正常进行。
签名确认：如果是纸质文件，建议请对方收文人员签字确认签收。
专业度：律师函建议通过律师寄送，使用EMS等确保对方及时收到。
请根据具体情况选择合适的发送方式，并确保遵循上述格式和注意事项，以保证函件的有效传达