回复函的格式和结构通常包括以下几个部分：
开头用语
针对对方来函的开头问候进行回应，例如：“尊敬的XXX先生/女士，您好!”
受文单位
明确写明接收文书的单位或个人名称。
答复意见
针对对方来函的具体内容进行答复，应当有针对性地回答对方的问题或要求，措辞简明得体。一般应一事一函，以方便对方查阅和回复。
结尾
要写明回复单位的名称、日期并加盖公章，以增加公信力。常用的结束语有“此复”、“特此函复”等惯用语。
落款
由发证机关和书面日期组成，发证机关应当填写全称或者标准化缩写。书写日期应以中文书写，并加盖公章。
```
尊敬的XXX先生/女士：
您好!感谢您的来信，我们非常重视您的意见和建议。
经过我们的认真考虑和研究，我们对您提出的问题进行了详细的回复。首先，我们非常抱歉给您带来的不便和困扰。
针对您来信中提到的问题，我们经过仔细分析，得出以下结论：
1. 关于XXX事项，我们已经进行了详细的研究和讨论，认为目前的处理方式符合相关法律法规的要求，并且已经采取了相应的措施来确保XXXX。
2. 对于您提出的建议，我们非常认可并会认真考虑。我们会在后续工作中进一步完善相关流程，以更好地满足您的需求。
此复，
特此函复。
[单位名称]
[日期]
[公章]
```
在回复函时，务必确保内容准确、清晰，并且保持礼貌和专业。如果有任何不清楚或不明白的地方，应该及时向发函方进行询问，以确保回复的准确性和有效性。