发函通常遵循以下格式和步骤：
标题
使用黑体、加粗或三号以上字体。
标题应简洁明了，概括函件的主要内容。
发文字号
包含机关代字、年号、顺序号。
大机关可在发文字号中显示“函”字。
主送机关
明确指出受文单位，使用全称或规范化简称。
在文首顶格写明，并用冒号隔开。
正文
开头：说明发函的缘由，概括发函目的、根据、原因。
主体：阐述致函事项，内容应直陈其事，简洁得体。
结尾：礼貌地提出希望或请求，如请求对方支持、合作或提供信息。
结语
根据函件内容选择适当的结束语，如“特此函询”、“请即复函”等。
不使用结束语的情况较少，通常用于便函。
落款
包括发函单位或个人名称。
右对齐，注明发函日期。
附件
如有必要，可附上相关的证明文件或资料。
发送方式
可以选择邮寄、电子邮件（如使用公司公共邮箱）、微信等方式发送。
发送邮件时，正文应注明具体事宜，并保存邮件截图或微信截图作为证据。
注意事项
语言应平和礼貌，避免使用过于随意的措辞。
注意函件的针对性和时效性，确保信息准确传达。
请根据具体情况调整上述格式和内容，以确保函件的专业性和有效性