撰写情况说明时，应遵循以下步骤和格式：
标题
使用“关于××的情况说明”的格式，以便受众能够直接知晓说明的事项。
称呼
根据说明对象的不同，选择合适的称呼，如“尊敬的领导”、“尊敬的客户”等。
正文
开头：简要说明说明的目的和背景。
主体：详细描述需要说明的具体情况，包括事件经过、相关证据、涉及人员、时间、地点、原因、结果等。
结尾：总结说明内容，并可能提出请求或建议。
落款
包括说明人的姓名或名称、住所，以及签名或盖章。
日期：说明的撰写日期。
注意事项
确保内容真实、准确，避免遗漏重要信息。
语言应简洁明了，避免使用过于专业的术语。
格式要规范，标题居中，正文首行缩进，落款前空两行。
示例格式
```
标题：关于XX事件的情况说明
尊敬的XX：
我谨此就XX事件向您作出如下说明。
事件经过：
[此处详细描述事件经过]
相关证据：
[此处列出相关证据]
请求或建议：
[此处提出请求或建议]
此致
敬礼!
说明人：[姓名]
日期：[日期]
```
请根据具体情况调整上述格式和内容