发函证是一种正式的书面沟通方式，用于请求对方提供特定信息或文件。以下是发函证的基本步骤和注意事项：
步骤：
明确目的和所需信息
确定函证的目的和需要对方提供的信息。
撰写函证信
包括抬头、称呼、正文和落款。
正文应详细说明请求的具体内容，包括必要的信息、截止日期和联系方式。
选择发送方式
可以是邮寄（包括平信、挂号信或快递）或电子方式发送。
准备函证原件或复印件
确保内容完整、清晰，并放入信封中封口。
如果是邮寄，填写准确的收件人信息，包括姓名、地址、邮编，国际邮寄还需包括国家名称、城市、街道等。
跟踪和确认
在邮寄过程中保持跟踪，确保函证安全送达。
对方收到后需按照要求提供所需信息或文件，并发回确认。
处理回函
收到回函后要及时处理，并给予适当的反馈。
注意事项：
保持正式和准确：整个过程中保持函证的正式和准确，确保信息传递的清晰和完整。
函证控制表：制作函证控制表，包括基本信息、科目、金额、时点、联系方式等，以识别风险。
函证模板：根据项目特点设计合适的函证模板，可能利用VBA编程来辅助。
积极式函证：要求被询证者必须回函确认信息，提供审计证据的可靠性较高。
消极式函证：被询证者只有在特定情况下才回函，可能可靠性较低。
示例流程：
发函
准备函证信和必要的附件。
选择合适的邮寄或电子方式发送。
授权
如果是银行函证，可能需要在银行网银中授权。
回函
被询证者在规定时间内回复提供所需信息或文件。
接收回函
确认收到回函，并及时处理。
请根据具体情况调整上述步骤和注意事项。