当公司需要拒绝员工时，以下是一些建议的步骤和注意事项：
及早沟通：
尽快与员工取得联系，确保他们了解公司的决定，并避免不必要的延误。
诚实沟通：
诚实地向员工说明公司的决定，并解释取消的原因，以减少误解。
尊重感受：
在拒绝员工时，要保护员工的自尊心，并激发他们的工作积极性。
表达歉意：
向员工表示歉意，因为取消入职安排可能给他们带来不便。
提供帮助：
询问员工是否需要帮助，例如提供其他就业机会的引荐或其他资源。
尊重隐私：
保证不会泄露员工的个人信息。
发送正式通知：
在口头沟通后，发送正式的书面通知，记录决定和细节。
维护关系：
在取消入职安排后，尽量保持与员工的良好关系，为将来可能的合作为基础。
请记住，拒绝员工时，应遵循以下原则：
不伤害对方自尊心：避免使用居高临下的态度，确保沟通方式友好亲切。
明确拒绝原因：给出清晰、具体的理由，避免模糊不清的回答。
开诚布公：与员工进行坦诚的对话，说明不能帮忙的具体原因。
维护关系：即使在拒绝的情况下，也要努力保持与员工的良好关系。
以上步骤和建议可以帮助公司在拒绝员工时，以专业和尊重的方式进行沟通，减少负面影响。