调出档案的步骤和所需材料如下：
准备材料
单位提取：需要持有单位开具的介绍信及办理人员身份证件。
个人提取：
具有档案管理资质的单位出具调档函。
档案人的劳动合同或用工备案。
社保证明。
委托他人提取：
委托人单位出具的提（调）档函。
委托人的委托书及双方身份证原件及复印件。
开具调档函
前往新的存档单位，提供原存档单位的名称和地址，由新存档单位开具调档函。
调档函是允许公司和人才查阅档案的书面通知和证明，同时也是记录证明，允许转移和访问档案。
提交调档函并申请调档
携带调档函、个人证件等证明材料，前往原存档单位提交，工作人员审核无误后办理档案出库手续，并以机要通道转递档案。
档案转递方式
人事档案需要以公对公的方式进行转递，一般是通过EMS和机要交通。档案转递到国企机关事业单位、人才中心的是通过机要交通，转递到高校则会通过EMS。
接收单位核实材料
档案到达接收单位后，对照材料目录清单进行审核，如发现不符合档案保管条件的，档案将原路退回。
确认到档
档案调档通常在两至三周，接收单位在收到档案确认无误后，会办理入库手续，并开具一份存档证明，需妥善保管。
建议
提前准备：提前准备好所有需要的材料，确保材料的真实性和完整性。
确认流程：提前了解并确认调档的具体流程，以确保调档过程顺畅。
保持沟通：在调档过程中，保持与存档单位和接收单位的沟通，及时解决可能出现的问题。