在合同中约定违约金时，应当遵循以下原则和步骤：
补偿性与惩罚性相结合
违约金的主要目的是补偿守约方的实际损失，同时具有一定的惩罚性质。违约金的数额应当与违约行为可能带来的直接损失和履行利益损失相匹配，既不能过高也不能过低。
合理性与公平性
违约金的约定应当合理且公平，不能仅仅以惩罚为目的。违约金的数额应当与实际损失相符，并且不应超过违约一方在订立合同时能够预见的损失范围。
明确数额或计算方法
根据《中华人民共和国民法典》第五百八十五条的规定，当事人可以在合同中明确约定一方违约时应支付的违约金数额，或者约定因违约产生的损失赔偿额的计算方法。
参考法律规定
约定的违约金低于造成的损失的，人民法院或者仲裁机构可以根据当事人的请求予以增加；约定的违约金过分高于造成的损失的，人民法院或者仲裁机构可以根据当事人的请求予以适当减少。
避免过高或过低的违约金
违约金一般不得超过损失的30%。在合同中，可以约定一个最高限额，例如总合同价款的20%，同时也可以约定违约金的计算方法，如按日累计支付。
迟延履行的特别约定
如果合同中涉及迟延履行，违约方在支付违约金后，仍应当履行债务。
示例条款
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违约金条款
违约金数额：
- 若甲方违约，应向乙方支付总合同价款的20%作为违约金。
违约金计算方法：
- 若乙方违约，自违约之日起，以未履行部分合同价款为基数，按日万分之五支付违约金，累计计算，最高不超过合同总价的30%。
损失赔偿：
- 若违约金不足以弥补乙方的实际损失，甲方还应赔偿乙方因违约造成的直接损失和间接损失。
迟延履行：
- 若甲方迟延履行合同义务，除支付违约金外，还需继续履行合同义务。
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通过以上约定，可以确保合同中的违约金条款既合法合理，又能有效保护双方的权益。建议在签订合同时，充分评估可能的损失情况，并在条款中明确约定违约金的数额和计算方法，以避免后续纠纷。