当发生费用退回时，会计处理通常遵循以下步骤：
确认退回费用的性质
如果退回的费用涉及成本费用，应使用红字分录进行退回。
如果退回的费用不涉及成本费用，可以采用原分录红数退回，或者做相反分录退回。
编制会计分录
对于涉及成本费用的退回，例如支付时：
```
借：管理费用
贷：银行存款
```
退回时：
```
借：银行存款
贷：管理费用
```
对于不涉及成本费用的退回，例如支付时：
```
借：应付账款
贷：银行存款
```
退回时：
```
借：银行存款
贷：应付账款
```
或者相反分录：
```
借：应付账款
贷：银行存款
```
注意事项
在财务软件记账时，要特别注意会计科目的结转方向，错误的分录可能会影响月底结账和记账。
如果涉及跨行转账或支付手续费，需要根据实际情况进行相应的会计处理。
对于因账号错误等原因退回的款项，应先做红字凭证冲销原付款凭证，然后核对账号无误后再重新付款和记账。
请根据具体情况选择合适的会计处理方法。