在酒店定酒席的步骤如下：
确定宾客人数
亲自打电话询问亲友们能否准时出席婚礼，并询问能来几个人。
确定来宾人数后，根据人数定酒席桌数。
确定酒店最多能备几桌预留酒席
提前询问酒店能否有预备桌，最多能备几桌预备酒席。
比如定50桌，再预备4桌，如果50桌坐满了，就可以坐预备桌。
确定婚宴时间
了解当天会有几家同时办婚礼，避免时间冲突。
确定婚宴桌数
不能把握定多少桌，可以先定少一点，后面再加。
估算宾客人数时，要考虑到可能会有宾客因意外情况不能来。
确定菜品
如果可以的话，最好试吃一下酒店的菜品。
确定菜单，包括冷菜、热菜、荤菜、素菜、汤菜等。
确定酒水饮料和糖果
询问是否可以自带酒水饮料和糖果，因为自带的话价格会低很多。
确定酒店配合婚庆公司
询问酒店能否提供LED屏、灯光、音箱、话筒等设施，并了解相关收费。
确定其他费用
询问毛巾、纸巾、茶水是否单独收费，以及是否有送给新人的礼品，如鲜花、婚礼蛋糕等。
确定酒店是否提供休闲娱乐的场地和停车位等事宜。
了解价格并争取优惠
了解酒店的价格体系，并尽量在最大程度上得到优惠。
签订合同并交定金
和酒店签订书面合同，注明约定的时间、地点、价格等相关事宜。
交付一定的定金，不要全额付款，也不要电话或口头预订，避免被酒店临时放鸽子。
实地考察
亲自到酒店进行实地考察，详细记录酒店的实际情况，多拍照便于家人一同参考。
后续调配
在婚礼前，根据宾客的回复和实际情况，进行相应的调配和确认。
通过以上步骤，可以确保在酒店顺利定下酒席，并且尽量减少因意外情况导致的浪费和不便。