外贸公司在开具发票时，通常遵循以下步骤和规则：
货物出库或服务完成登记
确保货物出库或服务完成的情况被准确登记，这是开具发票的基础。
选择发票类型
可以开具商业发票（Commercial Invoice）、通用机打发票或防伪税控普通发票。
对于出口业务，可以选择开具增值税电子普通发票。
填写发票信息
根据订单和客户要求，填写货物或服务名称、数量、单价、金额等信息。
确保所有信息准确无误，特别是金额应以本位币（人民币）开具。
如果适用增值税退（免）税政策，则“税率”栏应选择“0%”。
开具发票
使用开票软件或系统，输入账户信息并进入开票界面。
选择相应的发票种类，填写发票信息，并保存。
如需打印，进入打印软件界面进行打印。
邮寄发票
将打印好的发票寄往对方，确保对方妥善签收。
注意事项
对于出口业务，通常不开具增值税发票给国外客户，因为增值税仅适用于大陆地区的内贸交易。
退税时，海关会提供出口退税联，税务机关根据该联上的金额进行退税。
报关金额以增值税发票的总金额为准，以便于出口退税。
请根据最新的税法规定和实际操作流程进行操作，并确保遵循当地税务机关的具体要求。如果有任何疑问或需要进一步的帮助，请咨询专业的会计或税务顾问