案卷号的编写方法如下:
流水号方式
从第一册开始,按照顺序依次编号。
例如,全宗号为“001”,目录号为“01”,那么第一册会计凭证的案卷号可以是“001-01-001”,第二册则为“001-01-002”,以此类推。
结构编号法
第一种结构:全宗号-案卷目录号-案卷号-件、页(张)号。
第二种结构:全宗号-类别号-案卷号-件、页(张)号。
第三种结构:类别号-项目号-案卷号-件、页(张)号。
会计档案特定编号法
根据整理会计档案时会计凭证盒或会计档案盒上的对应项目填写。
如果盒内装一本会计凭证,该项填写与会计凭证封面对应项目相同。
如果盒内装数本会议凭证(装盒不跨月),该项填写排序第一本与最后一本的案卷号,如“1-3”、“20-22”等。
学院特定编号法
全宗号-归档单位代号-年度-分类号-案卷号。
例如:3-12000-2023-XY1100-0001。
建议
统一性:选择一种适合自身档案管理和查找需求的编号方法,并确保在整个档案管理系统中保持一致。
清晰性:案卷号应简洁明了,便于识别和检索。
规范性:遵循相关档案管理规定和标准,确保案卷号的编制符合规范要求。