退房时与房东沟通的步骤和技巧如下：
提前告知
尽早告知房东你的退租意向，以便他们有足够的时间寻找新的租户或进行必要的准备。提前一个月或更早通知是常见的做法。
委婉表达
在表达退租意愿时，要保持礼貌和委婉，例如：“非常感谢您这段时间的照顾，不过我需要退租房子，希望能够给您带来尽可能少的麻烦。”
说明原因
如果退租是因为工作或生活变动等客观原因，可以向房东说明情况，这样房东会更理解你的决定。
遵守合同
如果你在签订租房合同时约定了退租的相关事项，务必遵守合同约定，以免产生不必要的纠纷。
安排后续事宜
在退租之前，与房东商议好退租的具体时间和注意事项，例如清理房间、退还钥匙等。
书面沟通
为了避免口头沟通可能导致的误解，最好以书面形式通知房东你的退租意向，包括计划搬离的日期、退房时需完成的事项，以及你希望与房东进行交流的方式。
检查房屋状况
在退房之前，进行房屋检查并记录任何损坏情况，确保在退房时能够退还全部押金，并维护与房东的良好关系。
协商赔偿
如果你的退租给房东造成了损失，可以主动提出赔偿方案，例如支付违约金或承担房屋空置费用。
协助找新租客
如果可能，帮助房东找到新的租客，这样可以减少房东的损失，也会使沟通更加顺利。
通过以上步骤和技巧，你可以更加礼貌和专业地与房东沟通退房事宜，确保双方都能满意地解决问题。