公司公章的管理是确保公司正常运营和权益的重要环节,以下是一些关键的管理措施:
专人保管制度
公司公章应由办公室负责管理,未经董事长批准不得随意交由他人管理和使用。
对于特殊情况需要临时交接公章,必须经董事长批准并严格办理交接手续。
审批和登记制度
对加盖公章的材料,应注意落款单位必须与印章一致,图形清晰。
原则上公章禁止带出公司使用,如因特殊需要,须董事长批准,并由公章管理人员携带前往办理相关业务,用后立即带回。
印章使用应坚持“谁负责,谁认可”,印章保管人在有关负责人的审批后方可使用,印章保管人无权在不属主管范围内的资料、文件盖章。
使用台账和申请表
建立统一的印章使用台账,有用印申请表,明确审批的层级和流程,做到审批、经办、用印、文件相对应,有可追溯性。
特殊情况携带印章外出时,一定要经领导批准,并指定监印人。印章遗失必须报案,并在报纸上刊登作废声明。
禁止在空白文件上盖章
公章一律不得用于空白介绍信、空白纸张、空白单据等。如遇特殊情况时,必须经董事长同意。
电子印章管理
引入电子印章管理系统,实现公章使用的电子化和自动化,减少人为操作的风险。采用先进的防伪技术,如二维码、RFID标签等,提高安全性。
定期审计和培训
定期对公章使用情况进行检查,发现问题及时纠正。
定期对员工进行公章管理相关的法律法规和公司政策培训,提高员工的合规意识。
印章保管责任
印章保管责任通常由公司内部规定或股东会、董事会决议来确定,可能由法定代表人、授权人员、专人保管或印章管理部门负责。
印章保管人员必须加强对印章的保管,确保印章存放地点的安全性和保密性。
通过以上措施,可以有效加强公司公章的管理,防止印章被滥用或遗失,确保公司权益不受损害。