拒绝面试者时，应当采取专业、礼貌且尊重对方的方式。以下是一些建议的步骤和注意事项：
明确拒绝原因
在拒绝之前，首先要明确拒绝的原因，例如职位与个人职业规划不符、公司文化不匹配、待遇或福利不满足期望、已有更合适的职位等。这有助于有条理地表达自己的想法。
保持礼貌和尊重
无论是否同意该职位，都要感谢面试机会，并表达对公司的尊重和欣赏。这有助于维护良好的人际关系，为未来可能的合作留下余地。
选择合适的沟通方式
可以选择通过电子邮件、电话或信件等方式进行沟通。确保时间选择得当，避免在对方忙碌或不便的时候进行沟通。
表达感谢并说明拒绝原因
在沟通时，首先要表达感谢，感谢对方给予的面试机会。接着，要清晰地说明拒绝原因，并强调这并非对公司或职位的不尊重。可以提出公司或职位的优点，但同时指出个人原因导致无法接受该职位。
提供替代方案（如有）
如果可能的话，可以提供一些替代方案，例如推荐其他合适的候选人、介绍其他职位或公司的信息等。这不仅可以体现出诚意，也能为对方提供一定的帮助。
结束时再次表达尊重和感激
在沟通结束时，要再次表达对公司和面试机会的尊重和感激。同时，可以表达希望未来有合作的机会，为双方留下良好的印象。
保持沟通渠道畅通
在拒绝后的一段时间内，保持沟通渠道畅通。如果对方有任何疑问或需要进一步了解，可以及时回复。这有助于维护良好的关系，为未来可能的合作打下基础。
迅速而恰当的回应
企业应该及时作出回应，避免拖沓的回复。一旦决定拒绝某位面试者，应尽快与其取得联系，进行友好的沟通。
采用恰当的沟通方式
电话通知通常被认为是较为正式且尊重的方式。邮件或短信也是常见的选择，但在使用时应避免过于冷漠和机械化。通过面对面的方式直接告知结果虽然更加人性化，但应注意沟通的环境和时机，以免对面试者造成过大的心理压力。
语气和用词
在传达拒绝信息时，语气和用词都应体现尊重和友善。无论是以电话、邮件还是短信的形式沟通，都应使用礼貌且明确的措辞。例如，“感谢您参加我们的面试，但很遗憾地通知您，我们经过考虑后决定不为您提供这个职位”等。同时，要避免使用过于直接或负面的措辞，以免给应聘者带来过大的心理负担。
说明原因
可以简要说明拒绝的原因，这不仅可以体现企业的诚意和专业性，也有助于应聘者了解自身不足并改进。但需要注意的是，无需过多透露公司的内部决策和细节，以免造成不必要的误解或不适。
提供反馈和建议
在拒绝面试者的同时，可以提供一些反馈和建议。这不仅可以体现企业的关心和支持，也有助于应聘者更好地认识自己并寻找其他机会。例如，可以指出应聘者在哪些方面与职位需求存在差距，或者提供一些求职建议和方向。
保持后续联系
虽然拒绝了面试者的工作申请，但企业仍可以保持与应聘者的联系。这有助于维护良好的关系，并可能在未来的机会中产生积极的影响。
通过以上步骤和注意事项，可以更加专业和礼貌地拒绝面试者，同时维护良好的关系和公司的形象。