文员的职责通常包括以下几个方面:
文字处理和文档整理:
负责文件资料的打印、登记、发放、复印、装订,以及文档的整理和管理。
电话和接待工作:
负责接听电话、记录留言、电话转接,以及接待来访客人,包括会议接待工作。
办公用品管理:
管理饮水、保管登记和按规定发放公司办公用品。
传真和邮件处理:
负责传真收发与登记,以及报刊函件的收发和整理保管。
考勤和加班管理:
负责考勤和加班申报单的报表与汇总。
其他日常事务:
完成其他临时工作,如接待来宾、清洁卫生、购买办公用品等。
信息传递和接待:
负责公司前台信息、资料的收集、传递和管理,来宾的来访登记、接待和接见引领。
会议支持:
负责会议室布置、会议准备工作,以及会议纪要的整理。
采购和库存管理:
协助采购主管开展工作,负责采购订单发送和送货跟踪,以及办公用品的采购与管理。
财务和会计支持:
协助会计做一些记账工作,如审核原始凭证、编制记账凭证,以及日常的付款工作。
人事管理:
管理人事档案,包括员工入职、离职手续办理,以及员工考勤记录汇总。
后勤和宿舍管理:
负责公司宿舍管理、居住登记等后勤事务。
宣传和信息发布:
负责公司宣传专栏的组稿,以及公司相关文件的打印复印和传真收发事务。
安全和保密工作:
做好办公室的文秘、信息、机要和保密工作,严格借档手续,以及执行前台安全工作管理。
其他行政工作:
接受其他临时工作,如总务后勤部相关行政事宜处理及上级领导交办的工作。
文员的职责较为繁琐,需要具备一定的组织、协调和管理能力,同时需要良好的沟通能力和责任心。不同公司的文员职责可能会有所不同,具体工作内容可能会根据公司的实际需求和规模有所调整。