员工档案的制作和管理是一个系统性的过程，涉及多个步骤和注意事项。以下是详细的员工档案管理指南：
员工档案建立步骤
应聘申请表填写
应聘者需要填写《应聘申请表》，提供个人基本信息和相关资质证明。
身份和资质审核
提交应聘者的身份证原件进行复印存档，同时提交资质证明和上岗位资质证明。
劳动合同签订
完成上述步骤后，应聘者需与公司签订《劳动合同》，作为员工档案的重要组成部分。
员工档案内容
基本信息
包括姓名、性别、出生日期、民族、籍贯、身份证号码、婚姻状况、联系方式、家庭住址等。
教育背景
记录最高学历、毕业院校、专业、学历层次、毕业时间、学位证书、所学课程及成绩、培训经历等。
工作经历
详细记录工作单位、入职时间、离职时间、担任职位、工作职责、工作成果、离职原因等。
绩效考核记录
存放员工各阶段的绩效考核结果、评估报告、绩效反馈记录等。
薪酬福利信息
记录工资级别、薪资结构、奖金发放情况、福利待遇、社保及公积金缴纳情况等。
职业发展规划
员工制定的职业发展目标、规划及企业提供的发展支持和培训记录。
劳动合同及相关协议
保存员工的劳动合同、保密协议、竞业禁止协议等法律文件。
档案管理和保管
档案建立时机
人事管理档案应在员工到职一周内由所在部门负责收集完整，并在试用期考核通过后移交人力资源部。
档案审核
人力资源部对移交的人事资料进行审核，确保其真实与完整，并及时追索不完整的资料。
特殊岗位资料
对特殊岗位如营销人员、送货员、外派财务人员等，需收取相关证件原件，如学历证、执业资格证、职称证等，并出具收据。
档案分类和装订
人事资料收集归档后，应分类存放、严格保管，并详细填写员工姓名及档案资料清单等内容。
档案更新
员工信息有变更时，应及时更新档案，包括婚姻状况、联系方式、岗位调动、薪酬调整等。
档案查阅和借阅
设定严格的档案查阅和借阅制度，确保档案安全，防止丢失、损坏或泄露。
档案转递
毕业生离校时，档案应根据就业去向转递至相应机构；员工离职后，档案应及时转递至新工作单位或户籍所在地相关机构。
建议
确保档案完整性：在员工入职、调动、离职等关键环节，确保所有相关档案资料及时、准确地归档。
强化保密管理：设置专人负责档案管理工作，制定严格的保密制度，防止档案内容泄露。
利用信息技术：逐步推行电子档案管理，提高档案查阅和管理效率。
定期审核和更新：定期对员工档案进行审核和更新，确保档案信息的时效性和准确性。
通过以上步骤和建议，企业可以建立起规范、高效、安全的员工档案管理体系。