情况说明是一种正式的文件，用于阐述某个特定情况、事件或问题的性质、经过和相关细节。以下是撰写情况说明的一般步骤和要点：
标题
标题应简洁明了，能够准确反映说明的内容。例如：“关于XX项目进展的情况说明”、“关于XX产品质量问题的说明”等。
主送机关
如果情况说明需要提交给特定机关或单位，应明确写明主送机关，如“XX市人民政府”、“XX公司人力资源部”等。
说明人信息
说明人应提供姓名、住所等信息，以便于受众确认说明的真实性和权威性。
说明目的
明确说明撰写情况说明的目的，如解释事件经过、请求批准、回应质疑等。
具体情况
详细阐述需要说明的具体情况，包括标的、质量、数量、时间、地点、人物、起因、经过和结果等。确保信息完整、准确。
相关证据
如果有相关证据支持说明的内容，如照片、文件、数据统计等，应一并附上，以增强说明的可信度和说服力。
签名或改正
说明人应在文档末尾签名，并注明日期。如果需要改正，也应注明更正的时间和更正内容。
法律依据
如果情况说明涉及法律问题，可以引用相关法律条文，以增加说明的合法性和权威性。
示例
关于XX项目进展的情况说明
尊敬的XX领导：
您好!
我是XX公司的项目经理，XXX。现就XX项目目前的进展情况向领导做如下说明：
项目概况
XX项目于XXXX年XX月启动，主要目标是开发一款适用于XX行业的软件平台。
进展情况
目前，项目已完成需求分析和设计阶段，即将进入开发阶段。
研发团队已完成关键技术的初步实现，预计下月底完成全部开发工作。
遇到的问题及解决方案
在项目开发过程中，遇到的主要问题是需求变更频繁，导致进度有所延误。
为解决这一问题，我们已采取加强与客户沟通、优化项目管理流程等措施，确保项目按计划推进。
下一步计划
下一阶段，我们将继续加大开发力度，确保在预定时间内完成软件开发工作。
同时，我们将进行内部测试和用户测试，确保软件质量符合预期。
预期成果
项目完成后，预计将为公司带来XX万元的经济效益，并提升公司在XX行业内的竞争力。
请领导予以指导和支持，如有任何疑问或建议，请随时与我联系。
谢谢!
此致
敬礼!
XXX
项目经理
XX公司
XXXX年XX月XX日
通过以上步骤和要点，可以撰写出一份清晰、准确、有说服力的情况说明。希望这些信息对您有所帮助。