调档函是一种用于调动个人档案的文件，通常由组织、单位或个人发出，要求接收方将个人的档案从原存放地转移到指定的地方。它在人事管理、组织关系转移等场景中具有重要的应用价值。调档函的内容一般包括发函人信息、被调档员工的调档信息，以及档案转递的相关细节。调档函是档案调转的有效凭证，并且是档案管理机构将档案调出的依据。
调档函的使用场景包括但不限于：
研究生录取时，学校要求将考生的档案调至学校；
应届本科生毕业后，由学校帮助调动档案；
在国家机关与事业单位间调动人事关系时；
任何人或单位在合法范围内需要调动个人档案时。
调档函必须由具备相应资质的单位开具，如政府下属的人才交流服务中心、国有企业和事业单位、学校以及政府机关及下设的相关服务机构等。调档过程中，任何单位和个人都不得私下转递档案，必须通过调档函进行转递。