在与领导沟通报销事宜时，以下是一些建议的步骤和表达方式：
开场白
尊敬的领导，您好!打扰您的工作时间，我有一项费用需要向您申请报销。
明确报销事项
我是XXX部门的XXX（姓名），因为（简述事情原因），产生了（具体费用名称及金额）的费用。
阐述费用产生的背景及必要性
该笔费用是在我们执行XXX任务（或参与XXX活动）的过程中产生的。我坚信这次活动的参与及成果为公司带来了重要影响。这支出不仅仅是我的个人开支，而是代表了公司的工作经费，同时也是为了提高我们公司的效率和收益而投入的。
附加文件或证据
在此过程中我已经整理好了相关发票及文件作为证据材料。
表达期望与请求
我希望能得到您的批复和报销支持。如果需要我提供更多信息或进行进一步的解释，我会随时配合。
结束语
再次感谢您在百忙之中抽出时间处理我的申请。期待您的回复，谢谢!
请根据具体情况调整上述内容，保持礼貌和委婉的态度，并确保提供所有必要的文件和信息。