转发文件时，通常需要遵循以下格式和注意事项：
标题格式
简洁明了：标题应简明扼要地说明转发内容的主题。
省略法：如果标题中“关于”、“转发”、“通知”等词汇重复出现，可以适当省略以简化标题。
替代法：当原文标题过长时，可以用发文字号代替部分标题内容。
正文格式
引用原文：在正文中引用原文件的内容，注明来源、编号和日期等信息。
转发说明：简要说明转发原因，提醒接收人注意重要事项或处理要求。
附件陈述：明确指出附件中包含的转发文件，并提供详细信息，如文件名、日期等。
注意事项
明确性：确保转发的文件信息清晰、简明，并在必要时提供附件。
适当性：根据文件的重要性和紧急性，合理安排转发的时间和方法。
范例
```
标题：转发关于本单位2019年度工作总结的通知
正文：
根据上级要求，本单位现将2019年度工作总结通知转发给大家，请大家认真阅读，总结经验，加强工作。
具体内容如下：
（以下为原文）
结尾：
特此转发。
XXX单位
```
请根据具体情况调整上述格式，并确保内容准确无误。