档案数字化是将纸质档案或其他形式的信息资料通过数字技术手段进行处理和转化，使其具备数字化存储、检索、利用等功能的过程。具体来说，档案数字化包括以下几个步骤和要素：
技术基础 ：档案数字化依赖于计算机技术、扫描技术、OCR（光学字符识别）技术、数字摄影技术（录音、录像）、数据库技术、多媒体技术、存储技术的发展。过程：
采用扫描仪等设备对纸质档案进行扫描，转化为数字图像，并通过OCR技术将图像中的文字信息转换成可编辑的文本格式。
管理：
建立目录数据与数字图像之间的关联关系，利用计算机系统对数字化档案进行管理，形成一个有序结构的档案信息库。
目的：
提高档案管理效率和服务水平，使档案能够方便快捷地进行存储、检索和利用。
作用
代替原件使用，有效延长原件的保存时间。
数字化副本分地保存，对于需要长期或永久保存的重要档案，制作多份数字化副本备份分地保存。
应用范围：
档案数字化不仅限于政府领域，如公检法司等，企业也逐渐采用该方法存储文档等纸质信息。
档案数字化是数字档案建设最基础的工作，它使得档案信息能够通过网络化形式互相连接，实现资源共享，为档案信息服务新环境的挑战提供了支持，增强了档案业务部门的服务水平