民办大学的文具采购通常涉及以下几个关键步骤和注意事项：
设立采购管理部门
学校应设立专门的采购管理部门或者委托专业的采购机构，负责文具采购的计划、组织、执行和监督。采购管理部门要依据学校的需求，制定文具采购计划，并与相关供应商进行联系和谈判，确保采购的产品符合质量要求。
制定采购管理制度
学校应制定文具采购管理制度，明确采购工作的流程和责任。制度应包括采购申请、审批流程、招标采购和合同管理等内容。采购管理制度要经过相关人员的明确和培训，确保制度的执行和操作的规范性。
建立供应商库
学校可以建立供应商库，收集和整理潜在的供应商信息。通过对供应商的资质、信誉度和服务能力等方面的评估，筛选出符合学校需求的供应商，并与其签订长期合作协议。供应商库的建立可以提高采购的效率，降低采购成本。
规范采购过程
在文具采购过程中，学校应当依据采购管理制度的要求，明确采购的需求、采购金额和采购方式等。对于较大项目，学校可以采用招标的方式进行，确保采购的公开透明。在招标过程中，学校还应制定招标文件，对供应商进行评标，并最终确定中标者。
加强合同管理
学校在与供应商签订合同前，应对合同进行仔细审查，确保合同内容明确、严谨。合同主要包括产品的数量、质量标准、交付时间、价格和付款方式等。学校还应建立健全的合同管理制度，对供应商履行合同的情况进行监督和评估，并与供应商进行有效的沟通和协商。
定期盘点和管理库存
学校应定期进行文具库存的盘点，确保库存量与需求相符。过多的库存不仅浪费资金，还占用学校的资源。
采购方式选择
学校可以根据实际情况选择合适的采购方式，如询价采购、招标采购等。询价采购适用于小批量、短周期的采购需求，招标采购则适用于大批量、长期合作的采购需求。
供应商资质要求
学校在选择供应商时，应要求其具备相应的资质和证书，如营业执照、组织机构代码证、税务登记证等，以确保供应商的合法性和可靠性。
合同履行及监督
供应商应按照合同约定的时间、地点和质量标准交付货物，学校应对供应商的履行情况进行监督和评估，确保合同得到有效执行。
售后服务
供应商应提供完善的售后服务，如产品质保、送货上门等，以满足学校的实际需求。
通过以上步骤和注意事项，民办大学可以有效地进行文具采购，确保采购过程的规范、透明和高效，同时降低采购成本，提高采购质量。