在山东，监理工程师的退款情况可以根据不同情况进行处理：
合同中有明确约定的情况
如果监理工程师未能履行合同中的职责，例如未能提供约定的服务、工程项目提前结束、或者所收取的费用超出了合同约定的范围，业主有权要求监理单位退回相应费用。
退款流程通常需要业主先书面通知监理单位，明确要求从合同款项中扣除退费部分，并在合同中规定好退费比例。监理单位在确认业主通知后，应在5个工作日内将退费款项返还至业主指定账户。如果监理单位未在规定时间内退费，业主可以向建设工程监理协会投诉。
监理工程师个人原因
如果监理工程师因自身原因未能参加考试或考试未通过，提供相关证明后，可以在30天内申请退费。具体情况需要咨询当地考试机构。
违规行为
如果监理单位在履行监理职责时存在违规行为，业主有权要求监理单位承担相应的责任。如果监理单位因违规行为被撤换，业主还可以要求监理单位退回已收取的全部费用。
合同违约情况
如果业主提前解约或撤销监理服务合同，监理工程师应按照合同规定的时间退还已经收到的款项。如果业主提前支付了监理服务费用，监理工程师需要按照实际用工时间和收费标准进行计算，并将多余的费用退还给业主。
退费申请流程
监理工程师需要向业主提出书面申请，说明退款原因、金额及相关证明文件。业主在收到申请后应及时审核，并在确认无误后同意退款。退款流程启动后，业主需要将款项转入监理工程师指定的账户，并确保相关财务记录和文件的准确性。
建议
提前沟通：在提出退款申请前，建议监理工程师与业主进行充分沟通，明确退款原因和金额，以便顺利完成退款流程。
合同条款：监理工程师和业主都应仔细阅读合同条款，确保退款申请符合合同规定，避免因误解或疏忽导致纠纷。
及时投诉：如果监理单位未在规定时间内退费，业主应及时向建设工程监理协会投诉，以维护自身权益。