造价员在处理签证变更时，应当遵循以下步骤：
规范变更签证流程
建立严谨规范的流程是基础。当工程中出现变更需求时，必须由相关方提出正式的变更签证申请。申请内容要涵盖变更原因、详细变更内容、对工程质量、进度和造价的预估影响。例如，因地质条件变化需调整基础形式，申请中需明确原设计基础与新基础的类型、尺寸差异，以及由此对周边施工顺序、工期和造价的改变。该申请要依次经过施工单位、监理单位、设计单位和建设单位的审核与批准。每个环节都要严格把关，施工单位确保变更的可操作性，监理单位监督变更对工程的影响，设计单位确认技术合理性，建设单位从整体项目角度权衡变更的必要性和经济性。只有走完完整审批流程的变更签证，才能用于结算，防止虚假或不合理变更进入结算环节。
精确记录变更信息
准确记录变更内容是核心。对于工程量的变化，要依据相关计算规则详细计算和记录。比如建筑装饰工程中墙面瓷砖铺贴面积增加，签证中要注明增加的墙面位置、尺寸，瓷砖的规格、型号和增加的瓷砖数量计算过程。材料变更时，需记录材料的新旧名称、规格、型号、数量、价格变化及变更依据。若因设计优化将普通灯具更换为节能灯具，要写明两种灯具的品牌、参数、价格及更换原因。同时，对变更导致的工期变化也要明确记录，是延长还是缩短，以及具体天数，因为工期与造价紧密相关。
及时跟进签证变更
有效跟进签证变更，其实最重要的在于前期的及时沟通和证据的收集。在第一步中，对工程合同及清单内容做到熟悉，知道哪些是合同内容，哪些是额外要求。确定之后第一时间将签证意向告知。然后在第二步中，收集相应影像资料，做好相关数量统计。因此有效的跟进在于前期的及时沟通和证据的收集。说实在的，到了最后一步，也已经是按照定额来套，已没什么太大意义。
严格执行变更签证程序
工程开工前必须进行图纸会审，将施工图上的问题提前解决，尽量减少施工中的设计变更与签证。如若不可避免，应按如下规定执行：
设计变更的具体经办人为现场项目负责人，具体负责与施工承包单位、设计单位、业主等有关单位和人员的联系，并负责分发设计变更通知单。
所有设计变更必须有文字记载，禁止口头承诺。特殊情况下，如口头承诺，事后必须在7日内补办设计变更通知单。
由于各种原因引起设计变更造成的工程费用较大增加，应注明增加部分费用的处理意见。
设计变更一般经由项目管理组通知设计单位，设计单位出具合符规范的变更通知单由项目负责人发至相关单位，方可付诸实施。重大变更经报主管处领导阅批后进行。
现场施工过程中发生的各种签证均需通报工程例会讨论研究后由项目负责人签具原始凭证，监理、审价及相关管理人员任何项目管理人员（包括处长在内）未经签证程序签署的签证均为无效签证。所发生的工程签证应及时处理，一般不得超过7天。
确认变更内容并执行
承包人在接到被确认的变更、签证后应根据变更、签证的具体要求执行。
承包人在施工过程中执行经确认后的变更、签证而导致合同价款的变更及造成承包人的损失由发包人承担，延误的工期相应顺延。
变更、签证价款的确认：承包人在接到确认后工程变更、签证的14日内向发包人提交工程变更价款报告，承包人因执行变更、签证而要求发包人补偿经济损失、增加工期的，应当在工程变更价款报告中一并提出。承包人在双方确定变更后的14日内不向发包人提交工程变更价款报告，则认为该项变更不涉及合同价款变更、经济补偿和工期增加。
编制和提交变更签证单
如果工程需要进行变更，需要办理工程变更签证单。以下是工程变更签证单的办理流程：
编制变更方案：根据需要变更的工程情况，编制变更方案，并在变更方案中详细说明变更的内容、原因、影响范围和解决方案等细节。
评估变更影响：工程变更可能会对工程进度、投资及施工效果等产生重要影响，需要进行评估，并在变更签证单中体现。
编制变更签证单：在获得相关批准后，编制相应的工程变更签证单，包括双方同意的内容以及双方签字等。
提交批准：完成变更签证单编制后，提交相关主管部门进行批准，获得批准后，签发变更签证单。
实施变更：获得批准后，按照变更签证单的要求实施变更。在实施