调换总监理工程师时应遵循以下步骤和规定：
提前报告：
监理人更换总监理工程师时，应提前7天向委托人书面报告，经委托人同意后方可更换。
征得同意：
调换总监理工程师需要事先征得委托人同意，并且需要将拟更换的总监理工程师的姓名和详细资料提交给委托人。
书面通知：
总监理工程师在2日内不能履行职责时，应事先征得委托人同意，并委派代表代行其职责。
书面同意：
工程监理单位调换总监理工程师，应征得建设单位书面同意。
综上所述，调换总监理工程师需要提前7天向委托人提交书面报告并获得同意，同时需要将拟更换的总监理工程师的详细资料提交给委托人，并在总监理工程师无法履行职责时代行其职责。此外，调换总监理工程师还需要获得建设单位的明确书面同意。