监理单位在更换总监理工程师时，应当遵循以下步骤和注意事项：
提前书面通知
监理单位在更换总监理工程师前，应提前7天向委托人提交书面报告，说明更换原因及新任命总监理工程师的详细资料。
说明不足之处
在书面报告中，应详细列出原总监理工程师在项目开工以来表现不到位或不足之处，以便委托人了解更换的必要性。
提供必要材料
监理单位还需提供以下材料：
要求变更的原因及相关有效证明材料；
企业任命新总监理工程师的任职文件；
建设单位与监理单位签订的变更补充合同；
新任命总监理工程师的注册岗位证书。
征得委托人同意
更换总监理工程师前，监理人应事先征得委托人同意，并确保新任命的总监理工程师的资格不低于原资格，且需经建设单位同意。
报备和记录
如需变更总监理工程师，监理单位还应按照相关规定进行报备和记录，确保过程的合规性。
综上所述，监理单位在更换总监理工程师时，应提前7天向委托人提交书面报告，详细说明更换原因和新任总监理工程师的资格及资料，并征得委托人同意。同时，监理单位还需提供必要的证明材料，并按照相关规定进行报备和记录。