造价员在办理签证时，应遵循以下步骤和注意事项：
现场测量与签证单填写
签证工程量由预算部、工程部及施工单位经办人员在现场实际测量后计算工程量，并由工程部经办人如实填写签证单，详细描述签证原因。
费用计算与签字确认
预算部经办人员根据合同约定计费方式计算签证费用，包括所有费用。对于需要在以后或其他施工单位扣除的费用，要求被扣款单位签字认可。
签证费用在不同金额范围内需要不同层级领导加签意见：1000元以下由现场代表和预算师办理，1000-5000元需主管加签，5000-10000元需工程部经理加签，10000元以上需总经理加签。
现场签证的及时性与完整性
现场签证必须及时办理，避免拖延到结算时才补签。对于重大现场变化，应及时拍照或录像保存第一手资料。
签证内容应明确，包括数量、项目、原因、部位、日期、结算方式、结算单价等，确保签证单连续编号并由各方主体代表签字。
签证单据的规范
签证单据应包含工程名称、分部分项工程名称、签证编号、签证原因、签证工程量、施工方法简述或图集号、施工单位、监理单位、建设单位签字盖章、日期等要素。
签证内容文字描述要清楚准确，避免用词含糊，确保签证内容对造价有利，并且注明是直接费还是计税不计费。
设计变更与签证管理
工程开工前进行图纸会审，提前解决施工图上的问题，减少施工中的设计变更与签证。
设计变更必须文字记载，禁止口头承诺，特殊情况需补办设计变更通知单。
现场施工过程中发生的各种签证需通报工程例会讨论研究后由项目负责人签具原始凭证，未经签证程序签署的签证无效。
现场签证的技术措施
现场签证应清楚明确，工程量增加或减少的签证要有具体数据支持，措施费用在施工单位范围之外签证要留好证据，不属于承包商应考虑的项目风险也要做好记录。
签证时间控制
工程签证原则上在相应工程结束后7天内完成，隐蔽工程的签证原则上在下一道工序施工前完成。
通过以上步骤和注意事项，造价员可以确保签证工作的准确性和及时性，为工程的顺利结算提供有力支持。