造价员在办理签证时的步骤和注意事项如下：
现场测量与签证单填写
签证工程量由预算部、工程部及施工单位经办人员在现场实际测量后计算工程量，并由工程部经办人如实填写签证单，详细描述签证原因。
费用计算与签字确认
预算部经办人员根据双方合同约定的计费方式计算签证费用，包括所有费用。对于需要在以后或其他施工单位扣除的费用，要求被扣款单位签字认可，否则不予计算该项费用。若特殊情况无法取得签字，应给予情况说明并承诺协助预算部扣回。
签证费用金额与审批
单项签证费用在1000元以下的，由现场代表和预算师根据实际情况如实办理签证。
单项签证费用在1000-5000元的，必须由主管加签意见。
单项签证费用在5000-10000元的，必须由工程部经理加签意见。
单项签证费用在10000元以上的，必须由总经理加签意见。
未按程序签证的，将不作为结算依据。
签证单的内容与格式
签证单必须详细简洁，明确签证的内容，包括工程位置、做法描述、工程量计算、依据（如设计变更、会议纪要等），计算公式及说明，单价分析，并附有照片。
签证单应使用统一格式，字体大小协调，文字表达要清楚，包括机械台班、人工等费用。
图纸与预算定额的应用
尽可能用图纸表达签证内容，以便业主或监理一目了然。若使用CAD图纸，应将其剪切成图片插入到Word中。
预算员在办理签证时，要心中有数，了解预算定额，避免在签证上自行套定额，以免出现问题。
及时性与准确性
签证办理应及时处理，一般不得超过7天。对于隐蔽工程，应在施工过程中及时办理签证。
签证内容应客观准确，避免虚报或多报，确保签证结果符合实际情况。
审批流程
设计变更和工程联系单可以作为结算依据时，不能重复办理签证。所有工程的设计变更和签证均需经过项目管理组、设计单位、监理单位和建设单位的审核与批准。
通过以上步骤和注意事项，造价员可以规范、准确地办理工程签证，确保签证内容真实、合法、有效，为工程的结算提供可靠依据。