当导师因出差需要离开学校时，应遵守学校的相关规定，并妥善安排研究生指导工作。以下是具体的安排步骤：
提前安排研究生指导工作
离校两周以上三个月以内，应将落实的指导措施报学院备案。
离校三个月以上半年以内者，报研究生院备案。
离校半年或半年以上者，应提前三个月向学院提出申请，并落实所指导研究生的更换导师事宜。
出差前的准备工作
学生应了解出差的具体任务，包括科研任务、需求记录工作或了解课题基本情况等。
学生应做好现场记录的准备，并紧跟导师，以便随时沟通。
出差期间的任务
学生可能需要协助导师完成具体的科研任务，如数据挖掘合作。
学生应记录重要内容，并在会后与导师进行交流和探讨。
差旅费用
导师出差通常会有差旅费报销，包括住宿和交通费用。
如果学生自己要求跟随导师出差，可能需要自行承担差旅费用。
汇报与总结
学生应主动汇报出差期间的学习和感悟，以显示其认真参与的态度。
学生在出差结束后应整理笔记和心得，以便与导师进一步交流。
请根据具体情况遵循学校规定和导师的指导，确保研究生指导工作得到妥善安排