在职考研时，档案的调取通常需要遵循以下步骤：
了解政策
首先，了解研究生院校的调档政策。
确认是否需要将工作单位的档案也调入学校。
准备材料
身份证、户口本、原工作单位出具的同意调档证明、研究生录取通知书等。
如有需要，还需提供学历证书、学位证书、在职证明等相关材料。
申请调档
向研究生院校提出调档申请，并填写调档申请表。
如有工作单位，可能需要单位出具同意调档的证明。
等待审核
研究生院校审核通过后，会向原工作单位发出调档函。
原工作单位在收到调档函后，会将档案寄送至研究生院校。
档案接收
关注档案的寄送进度，确保档案按时到达研究生院校。
档案到达后，按照学校的要求完成相关手续。
注意事项
如果是在本地读研，直接向所在单位申请档案调取。
如果是跨地区读研，可能需要先到当地人才交流中心办理档案托管手续。
调档函是必须的，由接收单位开具，并需要原存档单位根据调档函办理转出手续。
档案调动可能涉及费用，具体费用以当地政策为准。
请根据个人情况和所在地区的具体要求进行操作，并确保所有步骤和材料准备齐全。如果有任何疑问，建议咨询所在单位的人事部门或当地的教育局以获得更详细的指导