邮件标题
邮件标题应简洁明了，能够概括邮件的主要内容或目的。例如：“关于研究资料准备情况的确认”或“关于9月9日研讨会的询问”等。
接收人（抄送人）
在邮件开头明确标注接收人，如果需要抄送给其他人，可以使用“抄送”功能。在邮件中，接收人用“To:”或“收件人：”表示，抄送人则用“CC:”表示。
前后署名
邮件开头要有称呼，如“尊敬的教授”或“亲爱的老师”，然后进行自我介绍，包括姓名、所在学校和专业等信息。邮件结尾要有结束语，如“此致敬礼”或“谢谢您的关注”，最后署上自己的名字。
正文
正文应分为三个部分：
开头问候语：根据与收件人的关系选择合适的问候语，如“您好”或“敬启者”。
正文内容：简明扼要地表达邮件的目的，详细阐述问题或请求。可以使用恰当的日语表达方式，如“关于……的问题，能否请您解答？”或“我对……非常感兴趣，能否请您分享一些看法？”等。
结尾寒暄语：表达对收件人的感谢和期待回复，如“非常感谢您的关注，期待您的回复”或“如有需要，请随时与我联系”等。
附件
如果需要添加附件，请在正文中提及，并确保附件大小符合邮箱的限制。在邮件结尾处再次确认附件已添加。
基本格式要求
文字全部左对齐，不需要空格。
段落之间需要空行，每行不超过35个字。
正文字体选用MS PGothic 10字号或12字号。
多用标点和记号。
使用学校邮箱
建议使用学校统一的邮箱发送邮件，以增加邮件的可信度和专业性。避免使用个人邮箱，因为个人邮件可能会被误判为垃圾邮件。
审阅和修改
在发送邮件前，务必仔细检查邮件内容和格式，确保没有拼写或语法错误，并且所有信息都是准确无误的。
通过遵循以上建议，你可以有效地发送邮件，并与教授或学校相关人员保持良好的沟通。