在国外留学时，报销费用通常需要遵循以下步骤和注意事项：
报销流程
保留收据和记录
保存所有相关收据，如机票、住宿、餐费等。
记录所有费用，以便在填写报销表格时参考。
办理报销手续
在回国后，向学校或财务部门提交报销申请。
填写报销表格，附上所有相关收据和记录。
提供申请报销的理由说明书。
遵守相关规定
报销学费应在支付当次全部学费后进行。
按照留学单位学费通知单规定的币种缴纳学费，并按缴纳的外汇币种或人民币申请报销。
使用本人银行账户进行报销，不得使用奖学金专用账户。
注意事项
签证费用报销
报销国家公派留学人员本人的签证费用，仅能报销一次，针对获得的有效签证进行报销。
医疗保险
某些国家的学校学费已包含保险，不需要留学生额外购买。
其他国家可能要求留学生购买短期医疗保险。
紧急医疗运送和送返服务
国内留学产品可能包含此类服务，留学生可根据需要购买。
示例流程
短期因公出国报销
1. 准备资料
出国（境）申请表原件。
护照复印件。
国际旅费发票及相关付款凭证。
会议邀请函、协议及翻译件。
汇率证明。
2. 填写报销单
通过财务平台完成差旅费报销。
打印报账单并经相关负责人签字。
3. 提交资料
将所有资料送交各核算点进行审核。
医疗保险
医疗保险是强制性购买的，费用根据学校不同而异。
保险通常覆盖学校诊所的医疗服务，并可全额报销。
国内医保
家长可以通过社保部门交纳或通过银行代扣为孩子交纳国内医保。
国内医保通常覆盖基本医疗服务，但在国外可能无法完全覆盖所有医疗费用。
请根据具体情况以及所在国家的具体规定进行操作，如果有疑问，可以咨询学校财务部门或相关使馆工作人员