留学中介在整理资料时，通常需要准备以下几项关键文件：
核名申请表及核名申请书：
这份资料用于证明企业或个人可以使用某个特定的名称提交申请。
相关人员身份证证明：
用于确认申请企业或个人的身份。
与国外高等院校或其他教育机构签署的有法律效力的自费留学合作意向书或协议：
这需要得到中国驻外使领馆的认证，以及国外签约方的法人资格证明。
机构章程：
说明企业的基本架构和管理规则。
拟开展中介服务业务的工作计划、行政区域及可行性报告：
详细描述企业未来的业务发展方向和所在地区的市场分析。
法定代表人、主要工作人员的简历和有关证明：
提供管理团队的背景信息和相关资格证明。
这些资料是留学中介在申请资质或进行业务准备时必须准备的，以确保符合当地法律法规的要求。