考研并留学日本的准备过程可以分为以下几个阶段：
确定留学计划
明确留学的目的、时间、专业和预算。
选择适合自己的学校和专业，可以通过互联网、留学中介等途径获取相关信息。
学习日语
日本留学需要具备一定的日语水平，建议提前开始学习日语，可以参加日语培训班或者自学。
日语能力测试（JLPT）是重要的日语水平证明，文、商科需要N1，医药、理工、艺术需要N2。
准备英语考试
根据目标院校和教授的要求，准备英语能力考试，如托福（TOEFL）或雅思（IELTS）。
英语成绩对于申请日本的名校尤为重要，尤其是理工科和经济类专业。
准备申请材料
准备好大学4年的成绩单、研究计划书、个人陈述或动机信等文书材料。
研究计划书是申请材料中非常重要的环节，需要详细调研并认真撰写，以引起教授的兴趣。
与教授沟通
通过邮件等方式与目标院校的教授沟通，介绍自己的情况，提交相关材料，争取获得教授的内诺。
参加日语能力考试
尽量在申请前考取日语能力测试N1或N2证书，以提高申请成功率。
签证指导
按照申请人签证所在地的要求，准备签证材料，并参加签证面试。
行前准备
进行行前指导，了解赴日必备的物品和必办手续，以及其他注意事项。
参加学校的开放日
参加目标院校的开放日，拿着研究计划书和作品集见教授，听取意见并改进。
提交申请
按照学校的要求，出愿并提交书面审查的资料，等待录取结果。
通过以上步骤，可以有效地为考研并留学日本做好准备。建议尽早开始准备，以确保有足够的时间应对各种申请要求。