留学档案的办理时间主要取决于个人的具体情况和留学计划。以下是主要的步骤和注意事项：
高中会考完成后建档
个人档案通常在高中会考完成之后就会建档，学生可以在高中毕业之后到学校领取档案。主要的材料包括密封袋装好的档案和一式三联的《教育部门向劳动部门移交学生材料花名册》。
领取档案并办理存放手续
领取到档案之后，需要携带身份证、户口本、密封档案袋、一式三联的材料花名册去户口所在地的人才服务中心办理存放手续。办理完成后，会收到一封《人力资源公共服务中心失业业务告知书》，上面会注明档案存放到具体保管单位的时间。
转存出国留学中心
档案转交到保管机构之后，可以再将档案转存至留学服务中心，这样回国之后可以直接通过留服网站得到学历学位认证，未来回国就业会比较方便。需要转存到留学服务中心的同学，可以进入教育部留学服务中心官网，选择"留学存档”服务，进行线上申请并提交以下材料电子档：
有效期内身份证的正反面
户口本首页及本人页
护照个人信息页
前往留学所在地有效期内的学生签证页
国（境）外院校录取通知书（非英语类“录取通知书”须经正规翻译机构进行翻译），赴美国留学的同学还需上传I-20表格
高中毕业证书（盖章页）
建议
提前规划：建议学生在高中会考完成后尽早办理档案建档和存放手续，以确保档案的完整性和及时性。
准备充分：在办理档案转存留学服务中心时，务必按照要求准备好所有必要的材料，并提前进行线上申请，以确保流程顺利进行。
咨询专业机构：如果在办理过程中遇到任何问题，可以及时咨询当地的人才服务中心或教育部留学服务中心，以获得专业的指导和帮助。