国外留学生常用的文档包括以下几种：
Word文档：
用于撰写论文、个人陈述、SOP（标准操作程序）和其他写作样本。
PDF文档：
用于提交个人陈述、写作样本、成绩单、证书、推荐信和绘画类作品集等。
JPG图片：
用于提交成绩单和证书等。
文本文件：
部分推荐信或论文的复制内容可以粘贴到文本框中。
视频链接：
用于提交视频或面试时的视频。
其他专业软件文档：
根据专业课程的要求，可能需要使用特定的专业软件，如照相、动画制作等，这些软件通常在学校电脑室提供。
此外，还有一些工具可以帮助留学生更有效地管理文献和引用，例如：
Zotero：
一个开放源代码的文献收集和管理工具，支持生成参考文献和bibliography，并可通过Chrome浏览器和Word插件使用。
Papers 3：
一款适用于Mac平台的专业文献管理及写作工具，支持文献检索、一键导入文献信息，并具有PDF阅读器功能。
Mendeley：
一个免费文献引用管理工具，适合团队作业，具有文献搜索、组织整理文献、PDF标记、文件分享和PDF识别等功能。
Citavi：
具有编辑功能的工具，可以对Reference进行编辑，支持PDF在线阅读和多种批注格式，并可以管理、组织批注行程自己的知识管理库。
EndNote：
一款集文献检索、管理和共享等功能于一身的资深文献管理工具，支持3000多种国际期刊的参考文献，适合写SCI论文。
Refworks：
一个基于网络的文献管理插件，有免费版可以使用。
这些工具可以帮助留学生更高效地管理文献资料，确保论文和申请材料的质量和格式符合学校的要求。