赴日本留学办理签证的流程和所需材料如下：
办理流程
向录取学校寄送办理资格认定书的材料。
收到资格认定书。
准备签证办理要用的材料。
前往日本大使馆或者指定的代办机构进行签证的办理。
一周后领取护照。
签证申请材料
语言能力证明：必须掌握基本的日语，否则有可能被拒签。
就学理由书：详细填写留学目的和选修学科，说明申请专业是日本的优势专业。
资金证明：至少准备20万元人民币的资金，并提前三个月存入银行作为定期存款。还需提供存折复印件或银行流水单并盖章。
其他相关证明：注意时间期限和相关文件的准备。
基本条件
已获得日本某高等学校的入学许可证。
在日本有身份担保人。
具备可靠的经济担保（如存款证明）。
签证类型
4-1-16签证：适用于申读高等院校的自费留学生，居留期通常为1年、6个月或3个月。
4-1-16-3签证：具体细节未提供，需进一步了解。
申请步骤
申请人取得护照后，具备一定材料可向日本大使馆申请留学签证。
留学理由书、个人履历书、誓约书、入境签证申请表、关系证明、毕业证书、入学通知书、身元保证书、保证人纳税证明书等。
其他注意事项
反签证通常由所报读的学校代为申请，并在获得“在留资格认定证明书”后，在规定时间内向日本驻华使领馆申办签证。
办理签证时，需提供照片、护照、户口本复印件、暂住证（如适用）、在留资格认定证明书及复印件、最终学历毕业证复印件、经费担保人的在职证明等。
建议提前准备好所有必需的材料，并选择合适的办理渠道和机构，以确保签证申请过程顺利。