留学给学校邮件的写作应遵循以下要点:
明确询问内容
在邮件开头明确说明你的问题或需求,以便让收件人迅速了解邮件的目的。
确定正确的询问对象
查看学校官网的FAQ页面,了解是否已有答案。
如果需要具体联系某个人,确保使用正确的称谓和邮箱地址。
清晰直接的主题
邮件主题应简洁明了,概括邮件内容,例如:“Question about admission requirements”或“Request for extension on assignment submission”。
恰当的称谓
首次联系时,使用“Dear Mr./Ms. [Last Name]”或“Dear Professor [Last Name]”等正式称谓。
如果不知道具体姓名,可以使用“Dear Sir or Madam”或“To Whom It May Concern”。
内容言简意赅
使用简洁、明了的语言,避免冗长的句子和复杂的词汇。
逻辑清晰,条理分明,先交代背景,再提出问题或请求。
语法和标点符号的准确使用
使用Grammarly等工具检查语法错误。
确保使用英文键盘输入标点符号,保持整洁的排版。
合适的邮件结尾和署名
在结尾再次强调邮件目的,表达感谢之情,并使用合适的署名,如“Sincerely, [Your Name]”。
留下清晰的联系方式,如电话号码或邮箱地址。
避免群发邮件
每封邮件都应独立而有个性,展现真诚的沟通态度。
深入研究教授的研究,提出有针对性的问题或请求。
选择合适的发送时间
最好在工作日发送邮件,避免在非工作日和节假日发送。
如果情况紧急,务必在主题中注明“urgent”。
使用学校邮箱
使用学校邮箱发邮件,学校邮箱的名称格式较为规范,显得更为正式和体面。
通过遵循以上要点,你的留学邮件将更容易得到学校的关注和回复。