在职人员办理留学签证需要准备以下材料：
护照：
确保护照有效期至少覆盖整个留学期间，并且有足够的空白页供签证官盖章。
签证申请表：
填写完整并准确地提供个人信息、留学计划等相关内容。
录取通知书：
获得留学机构录取的证明，需要提供原件及复印件。
学历证明和成绩单：
包括毕业证书、学位证书、学位证明和成绩单等，需要提供原件及复印件，并确保文件的真实性。
财力证明：
证明有足够经济能力支付留学费用，通常包括银行存款证明、资产证明、担保信等。
健康证明：
证明身体健康状况，通常包括体检报告、疫苗接种证明等。
推荐信：
大多数学校要求提供2~3封推荐信。
其他材料：
根据具体国家和学校的要求，可能还需要提供语言成绩证明、个人陈述、在职证明、营业执照副本复印件等。
建议提前了解并准备好所有必要的材料，以确保签证申请过程顺利。