线下留学机构在办理相关业务时，通常需要准备以下材料：
申请书：
说明机构的业务性质、服务范围等。
法人资格证明：
证明机构的合法身份。
办公条件和地点：
包括办公设施、位置等。
业务人员情况：
包括员工资质、经验等。
与国外机构的合作情况：
如果有的话，需提供合作协议等文件。
资金和固定资产证明：
证明机构有足够的资金和固定资产来支持业务。
拟开展的中介服务业务范围和计划：
详细说明将要提供的服务内容、方式、目标等。
其他相关材料：
根据不同的服务可能需要额外的文件，如教育资质证明、语言能力证明、推荐信、个人陈述等。
在准备这些材料时，请确保它们完整、真实、准确，并按照留学机构的要求进行整理和装订。完成上述步骤后，可以向当地教育行政部门提出申请，并等待审批结果。