对于留学纸质文件的准备，以下是详细的步骤和注意事项：
打印成绩单
准备材料
确保你有学校官方认证的中英文成绩单复印件。
如有需要，准备学校官方成绩评定标准。
托福、雅思或GMAT等标准化考试成绩单由考试机构直接投递或邮寄。
打印成绩单
直接去学校教务处（档案馆）或外事办公室打印成绩单。
成绩单需要中英文两个版本，部分学校可能要求提供原件。
盖章认证
成绩单原件最好多办理几份并加盖学校教务处公章。
如有需要，进行成绩单认证，如WES、ECE等。
封装材料
购买信封
最好选择带有学校logo的信封。
装入材料
将打印好的成绩单和其他相关材料（如毕业证、在读证明等）装入信封中。
盖章
在信封上明确标注你的姓名和申请号，并去教务处进行密封盖章。
邮寄材料
预约快递
根据学校或专业提供的地址，预约快递寄件（如EMS、DHL、UPS等）。
对于邮寄香港院校的材料，也可以选择顺丰。
发邮件通知
发送邮件给申请专业，告知已经邮寄材料，并提供你的姓名、申请号以及快递号。
注意事项
部分国家和院校可能要求分别邮寄不同的材料到不同地址。
确保所有材料按照学校官方的要求准备和提交。
如有额外要求，如实习、获奖证明等，也应按要求准备。
以上步骤和注意事项可以帮助你顺利完成留学纸质文件的准备工作。