留学生在办理档案卡（通常指档案的存放和转存手续）时，可以按照以下步骤进行：
准备材料
高中以上学籍证明及成绩单原件。
高等教育学籍证明可在“学信网”打印《电子注册备案表》或《在线学籍验证报告》，或提供教育部门出具的认证书，或高等院校开具的学籍证明。
《国（境）外学历学位认证书》原件。
《留学回国人员证明》/《在港澳地区学习证明》原件及复印件。
身份证原件及复印件。
户口簿原件及复印件。
工作经历证明原件（如适用）。
提交材料
存档人本人身份证复印件。
护照个人信息页（有照片页）的复印件。
前往留学所在国有效期内的学生签证页复印件。
国（境）外院校录取通知书（OFFER）复印件，非英语类需正规翻译机构翻译并提供中文翻译件。
若已在国外就读，提供“学生证”复印件（如适用）。
办理流程
申请人到留学人员服务中心提交上述材料。
留学人员服务中心出具调档函。
申请人提取档案至留学人员服务中心。
与申请人签署人事档案管理合同书。
存放档案
档案可存放在学校、人才中心或留学服务中心。
领取档案后，需带齐身份证、户口本、密封档案袋和材料花名册至户口所在地的人才服务中心办理存放手续。
转存留学服务中心
档案转存至留学服务中心后，回国时可通过留服网站进行学历学位认证，便于未来就业。
以上步骤和所需材料可能因具体情况有所变化，请以最新官方信息或直接咨询留学人员服务中心为准。