办理日本交换留学手续通常包括以下几个步骤：
准备申请材料
在读证明和成绩单
校长推荐信（如果需要）
语言能力证明（日语专业）
护照有效期六个月以上，有本人亲笔签名
2寸彩色照片2张
身份证正反面复印件
户口簿全套复印件
在留资格认定证明书原件及复印件
入学许可书复印件或其他准许入学的证明材料
财力担保人的财力证明
留学调查表、学费支付者的在职证明、毕业证明书或毕业证书复印件
其他入境管理局所要求的证明材料
递交申请
填写签证申请表格，并缴纳签证费用。
预约并前往日本大使馆或领事馆进行面谈。
等待审批
递交所有材料后，等待日本大使馆或领事馆的审核。
审核通过后，获得签证。
注意事项
所有材料需要保证时效性和真实性。
交换生通常不需要经济担保材料，因为学校之间会有交流和协议。
某些学校可能会提供集体办理签证的服务。
签证费用、体检费、机票费等需要提前准备。
出发前，建议与学校老师联系确认材料准备情况，并了解是否需要直接将材料发给日本的学校。
请根据具体情况准备相应的材料，并按照上述步骤进行操作。如果有任何疑问，建议咨询所在学校的国际交流办公室或专业留学机构以获得更详细的指导