在日本留学时，如果需要办理休学，请按照以下步骤进行：
检查学校规定
每个学校对于休学的要求和程序可能不同，请查阅所在学校的规定。
咨询专业顾问
在申请休学前，建议咨询学校的留学生事务部门或专业顾问，了解休学选项、期间和后续手续。
填写申请表格
从学校网站或办公室获取申请表格，并填写完整和准确的信息。
提交申请材料
准备必要的证明文件，如个人情况说明、护照、居留卡等，并确保所有文件齐全无误后提交。
等待学校审核
提交申请后，等待学校审核，通常会有一个审核周期。
接受学校决定
学校审核后，会通知申请人结果。如果被批准，需签署相关文件并缴纳费用；如果被拒绝，可咨询学校工作人员并提出异议。
办理签证相关手续
如果签证到期，需要重新办理签证。如果是长期签证，可先申请复课，然后重新申请留学签证。
退还住宿押金等款项
按照学校要求退还住宿押金等款项，避免后续问题。
请注意，语言学校通常无法办理休学，因为其证明效力不足，且为盈利教育机构。如果遇到特殊情况需要暂时离开日本，可以考虑请假或退学。