在机构签订留学合同时，请遵循以下步骤和注意事项：
选择合法中介 ：确保选择的是有合法资质的留学中介。使用示范合同：
考虑使用教育部教育涉外监管网上公布的《示范合同》，并遵循其核心条款。
明确服务项目及费用
确定中介费用和第三方费用（如学校申请费、邮寄费等），并确保这些费用明细清晰列出。
明确是否包含所有申请费用、签证费用、文书费用等，并询问是否有额外可能的收费。
退费条款：
审查合同中的退费条款，确保双方责任界定清楚，避免霸王条款。
双方责任与义务
明确甲方（学生或家长）和乙方（中介）的责任与义务，包括申请学校或签证失败的责任归属和费用退还情况。
甲方应保持主导权，明确中介是辅助角色。
附加条款：
在签约前提出附加条约，以进一步保障自己的权益。
合同细节审查
审查合同中的各项条款，特别是终止合同和退款条款。
注意合同中的模糊用词，确保所有非日常用词都有明确的解释。
签字与发票
确保合同由中介法人代表或其授权人签署才有效。
签署合同后，索取正式发票。
监控申请进度：
要求中介提供申请邮箱账号密码，以便实时监控申请进度。
了解中介评价：
在签订合同前，查看中介是否有不良记录或差评，并了解其服务内容和质量。
合同保管：
妥善保管合同副本，并确保关键证件原件由自己保管。
请确保在签订合同前仔细阅读并理解所有条款，若有疑问，可咨询专业人士或律师。