撰写日本留学邮件时，请遵循以下步骤和注意事项：
邮件标题
标题应简明扼要，反映邮件的主要内容。
示例：`研究资料准备情况确认及研讨会咨询`
接收人（抄送人）
明确指出收件人（通常是教授或项目负责人）。
如需抄送给其他人，使用`CC:`标注。
前后署名
在邮件开头和结尾分别写上收件人和发件人的姓名。
示例：`敬启者：田中教授`
正文
开头问候语：根据与收件人的关系选择合适的问候语。
自我介绍：简要介绍自己的背景、研究计划和目的。
邮件目的：明确阐述邮件的主要内容和请求。
结尾寒暄语：表达感谢和期待回复。
附件
如有需要，添加附件并在正文中提及。
检查附件数量和大小，确保符合邮箱要求。
格式要求
文字左对齐，不使用空格。
每行不超过35个字符。
使用MS PGothic字体，字号为10或12。
段落之间空一行。
使用适当的标点符号。
示例邮件结构
```
收件人：[教授姓名]@example.com
抄送：[相关人员邮箱]@example.com
主题：研究资料准备情况及研讨会咨询
尊敬的[教授姓氏]教授，
我是[您的全名]，来自[您的大学]的[您的专业]。首先，我想确认我已经准备好了研究所需的资料，并询问关于9月9日研讨会的相关事宜。
[正文内容]
附件中包含了研究资料，请您查阅。期待您的回复，并感谢您的时间和指导。
此致
敬礼，
[您的全名]
[您的联系邮箱]
```
请确保邮件内容准确无误，体现出您的诚意和对对方的尊重。